Проект по оказанию юридических услуг. Как просчитать его эффективность
Не предлагайте цену за правовое сопровождение проекта ниже себестоимости, но и не слишком завышайте стоимость услуг. В первом случае вы рискуете обесценить свою работу, во втором — пугаете ценником клиента. Как рассчитать адекватную стоимость проекта и получить прибыль, рассказала Ирина Канайкина, исполнительный директор АБ Criminal Defense Firm для журнала "Корпоративный юрист".
Многие юридические фирмы предоставляют услуги по фиксированным ценам. Это упрощает расчеты менеджерам, а клиенты могут сразу сориентироваться, на какую сумму полагаться. Но это не всегда выгодно. Поэтому компании рассчитывают стоимость услуг исходя из времени, которое затратил конкретный юрист или команда на сопровождение проекта. Для контроля этих данных юридические фирмы используют информационные системы. В частности ProjectMate. В ней можно отслеживать информацию по каждому проекту, юристу и другие данные. На примере этой системы разберем, как посчитать стоимость проекта и его эффективность, при этом заработать и не разорить клиента. За основу в расчётах возьмем небольшой условный юридический проект и проанализируем его прибыльность. Оценивать трудоемкость по нему будем на примере данных юриста под условным обозначением «Иван Ромашка». Также обратите внимание, что под понятием «методология» по тексту статьи подразумевается моя авторская методика, которую внедрили в информационную систему ProjectMate.
Изучите методологию расчета эффективности проектов
Методология включает в себя три блока расчетов. Первый блок — планирование, второй — фактические показатели, третий — расчет себестоимости проекта, на основании которых фирма получит показатели прибыли и рентабельности. Использовать методологию необходимо, чтобы спрогнозировать бюджет любого проекта в режиме реального времени по всем проектам и клиентам, а затем контролировать его реализацию (см. инфографику «Анализ эффективности проекта. Пример расчета»).
Расчеты можно вести и в ручном режиме. Методологию испытывали именно таким способом. В этом поможет программа Excel, анализ в которой можно вести по проекту в целом либо по отдельным этапам. Например, если проект касается судебных разбирательств, то расчеты можно вести по инстанциям. Однако такой способ эффективен, если в работе до пяти проектов. Если больше и необходимо рассчитывать показатели всех проектов за год, то удобнее использовать специальные программы и сервисы, чтобы проводить необходимый анализ.
Подготовьтесь к расчетам
Перед тем как начинать считать, необходимо провести работу по конкретному проекту. Первое — проверьте, правильно ли внесены данные биллинга каждым сотрудником. Биллинг — это учет рабочего времени сотрудников, на основе которого формируется стоимость услуги. Второе — рассчитайте внешние и внутренние часовые ставки сотрудников, которые вовлечены в проект. Третье — убедитесь, что клиент возместил косвенные расходы, которые компания понесла, когда реализовывала проект.
Биллинг. Внести данные по почасовому учету рабочего времени юристов иногда затруднительно. Как правило, проблема в том, чтобы корректно соотнести затраченное время на определенный вид деятельности с часами, которые запланированы на это. Справиться с задачей можно, если внедрить в биллинговую программу компании справочники по видам деятельности. Это лучше сделать для каждой практики или отдельного направления. Также, кроме юридического блока, виды деятельности можно разбить и в административном блоке. Разбивка по видам деятельности полезна при оценке эффективности проектной команды. Во-первых, появится четкое понимание, сколько времени ушло на конкретный блок работы. Во-вторых, можно оценить эффективность каждого сотрудника в рамках проекта. И самое важное — это поможет избежать ошибок, сэкономит время сотрудников и упростит учет.
Если будете формировать справочники в ProjectMate, то учтите, что описание работы будет формироваться автоматически. Конечно, в случае необходимости его можно изменить. Процесс работы после внедрения справочников можно рассмотреть на примере фирмы, которая внесла в ProjectMate виды деятельности для своих юристов арбитражной практики. В частности, туда входит:
— подбор нормативных документов;
— изучение и анализ материалов;
— встреча с доверителем;
— участие в судебном заседании;
— подготовка искового заявления;
— подготовка юридического заключения;
— подача документов;
— анализ правоприменительной и судебной практики;
— подготовка к судебному заседанию;
— подготовка задачи;
— получение решения суда.
В итоге юристы этой фирмы выбирают в выпадающем списке необходимую категорию, описывают детали в рамках этой работы и фиксируют в программе потраченное время. Кстати, программа ProjectMate предусматривает возможность внести справочники и виды деятельности на разных языках, если по проекту требуется мультиязычная отчетность.
Анализ эффективности проекта. Пример расчета
Как рассчитать часовую ставку для клиента
Внешняя и внутренняя часовые ставки. Некоторые юридические компании используют средние показатели внешней часовой ставки по грейдам (уровням) юристов. Однако, чтобы получить более точные расчеты, считайте индивидуальные значения по каждому юристу. Для этого необходимо понимать все расходы на конкретного специалиста и знать административные расходы.
Обратите внимание, что при согласовании внешней часовой ставки за работу нужно исходить из рыночного показателя. Она должна быть конкурентоспособной и гибкой. Например, если устанавливаете ставку на три года, то необходимо учитывать возможные внешние факторы. Для этого предусмотрите в норме прибыли повышающий коэффициент с учетом возможных рисков. Формула расчета внешней часовой ставки юриста состоит из двух блоков — внутренней часовой ставки, которую необходимо увеличить на коэффициент нормы прибыли. Рассчитать этот показатель поможет формула (см. «Как рассчитать часовую ставку для клиента»).
ВнЧС в формуле — это расчетная ставка себе- стоимости, или ставка безубыточности, при кото- рой доходы равны расходам и прибыль отсутствует.
Внутреннюю часовую ставку определяют отношением суммы всех расходов на юриста на количество продаваемых часов в месяц. Чтобы получить показатель всех расходов на юриста, необходимо сложить сумму всех выплат юристу и административные расходы в отношении него. Обе суммы необходимо брать за год и делить на 12 месяцев (см. «Как рассчитать часовую ставку юриста»).
Чтобы вычислить количество продаваемых часов в месяц, нужно количество рабочих часов юриста умножить на нормативный показатель процента продаваемого времени. Этот показатель каждая компания устанавливает в соответствии с корпоративными правилами биллинга. В проекте, который мы рассматриваем на примере, берем за основу 70 процентов, остальные 30 юристы тратят на иные задачи: маркетинг, обучение. В при- мере этот показатель представлен в виде коэффициента 0,7.
Чтобы вычислить количество рабочих часов юриста в месяц, нужно количество рабочих дней в году умножить на норму рабочего времени для юриста в день. В нашем примере количество рабочих дней — 247, а рабочих часов — 8. То, что в итоге получится, нужно разделить на 12 месяцев. Из этого значения можно получить количество продаваемых часов в месяц. Для этого нужно количество рабочих часов в месяц умножить на процент продаваемого времени. В нашем примере получи- лось 115,3. Если все расходы на юриста разделить на это значение, то получится стоимость рабочего часа юриста, или ВнЧС. В нашем примере — 5885 руб.
В формуле представлен также такой показатель, как норма прибыли. Обратите внимание, чтобы получить доход, нужно учитывать ожидаемую норму прибыли. В юридических фирмах норма прибыли зависит от стратегии компании как в среднесрочной перспективе, так и в конкретный момент времени. Например, в пандемию можно снизить норму прибыли, если цель компании — выжить на рынке.
Административные расходы. Административные расходы — это все расходы на функционирование компании без выплат юристам. Например, зарплата, налоги и отчисления на сотрудников бэк-офиса, расходы на жизнеобеспечение офиса: аренда и коммунальные расходы, охрана, связь и др. К административным расходам также относятся затраты на маркетинг и продвижение услуг. Сумму всех расходов выгружайте из фактических показателей бюджета компании за год. При этом необходимо выделить анализируемые статьи расходов в бюджете заранее. Общую сумму административных расходов нужно разделить на среднесписочное количество юристов (за анализируемый период) и определить сумму на каждого юриста.
Далее сумму расходов, которая получилась, необходимо умножить на коэффициент распределения расходов. В юридических компаниях этот показатель выставляют в соответствии с корпоративной политикой управленческого учета. В некоторых российских юрфирмах применяют равное разделение между партнерами и юристами. В международных — существуют коэффициенты по грейдам: увеличивающие — на партнеров, уменьшающие — на юристов и младших юристов. Существуют и компании, где применяют дифференцированные коэффициенты в зависимости от согласованных между партнерами правил распределения расходов и прибыли. Правила закрепляют в партнерском соглашении и в дальнейшем — в системе управленческого учета.
Косвенные расходы. К ним относятся затраты на накладные, субподряд, услуги курьера, нотариуса, на связь, почтовые отправления и пр. Такие расходы возникают в рамках любого проекта. Их нужно запланировать и согласовать. Финансовая служба должна вести учет по этим расходам по каждому отдельному проекту, чтобы выставить их клиенту в дальнейшем.
Клиент может отказаться возмещать какую-либо сумму косвенных расходов. Тогда ее учитывают в себестоимости проекта.
Как рассчитать часовую ставку юриста
Спланируйте бюджет и контролируйте его реализацию
При расчете прибыли по проекту необходимо учитывать изменения часовой ставки. Если ставка юриста изменяется в процессе реализации проекта, то нужно зафиксировать значение с даты, когда установили новую внутреннюю часовую ставку. Например, если произошло повышение грейда и заработной платы. В ProjectMate это все автоматизировано. Сотрудники вносят часы, которые они потратили на проект, и алгоритм рассчитывает их по необходимым показателям. Кроме фиксации значений ВнЧС на определенную дату в программе предусмотрена настройка ставки как по индивидуальным значениям, так и по среднему показателю.
Как планировать. Разберем ситуацию на нашем условном юридическом проекте. После того как сформировалась проектная команда, по которой определили планируемую трудоемкость (биллинг), стоимость проекта составила 19 770 долл. США. Но по факту реализации проекта получилось превышение запланированного бюджета на 626 долл. США. При пересчете по курсу фактическая вы- ручка составила 1,498 млн руб. При этом расчет себестоимости проекта показал сумму в размере 562,7 тыс. руб.
Обратите внимание, что в данном примере все косвенные расходы клиент возместил, и их в себестоимости нет. Уже на основании данных о себе- стоимости можно вычислить прибыль по проекту и его рентабельность. В нашем примере она составила более 60 процентов. Поэтому руководство компании приняло решение предоставить клиенту скидку в размере 47 678 тыс. руб.
Если ваш проект более масштабный, то данные по команде и общей трудоемкости лучше формировать по каждому этапу и потом суммировать все данные. При этом договор с клиентом нужно подписывать только после согласования предварительного бюджета внутри компании и только после того, как рассчитаете себестоимость и ожидаемую прибыль проекта. Отдельно обратите внимание на правила корпоративной системы управленческого учета. Если, согласно ей, часы сотрудников бэк-офиса входят в часы проект- ной команды, то их также необходимо включить в расчеты конечной стоимости проекта. Для этого необходимо рассчитать внешнюю ставку таких сотрудников.
Как рассчитать прибыльность проекта в ProjectMate
Я более десяти лет занимаюсь внедрением системы автоматизации в юрфирмах, поэтому понимаю, что одного биллинга для анализа прибыльности по проекту недостаточно. Только на основании финансовых документов можно судить о реальной выручке, полученной в ходе проекта.
Рассмотрим на примере. Юрфирма внесла биллинг на сумму 978 тыс. руб. При этом в отчет клиента попадает только 900 тыс. руб., так как за остальные работы в проекте он не платил, например, за время в пути. При этом с клиентом договорились о скидке в 10 процентов. То есть в счет попадет только 810 тыс. руб. После оплаты его закроют актом выполненных работ. Так посчитают расходную часть исходя из реальных трудозатрат, а фактическую — исходя из суммы акта.
Из примера видно, что биллинг и финансы неразрывно связаны, поэтому удобно вести их в единой системе — все изменения сразу фиксируются, минимизируются риски потери данных, увеличивается скорость обработки ин- формации. В ProjectMate можно рассчитывать прибыльность отдельных проектов, проектов по клиентам в целом и практикам.
Подробнее об этом читайте в блоке «Рассчитайте прибыльность проекта и сформируйте отчет».
Андрей Нужин, руководитель отдела продаж и внедрения системы ProjectMate.
Как контролировать бюджет. Во время реализации проекта может возникнуть перебиллинг. То есть ситуация, когда юристы из команды проекта тратят больше времени на работу, чем планировалось. Чтобы своевременно реагировать на изменения, используйте в ProjectMate контроль бюджетов проектов. В программе в карточке проекта укажите его бюджет — согласованную сумму услуг.
Далее программа с учетом вносимого сотрудниками времени поможет контролировать расходование средств. Для сигнализации используются сема- форы трех цветов — зеленый, желтый и красный. Пока проект в «зоне бюджета» — семафор зеленый. После пересечения нижней границы бюджета загорается желтый. В случае если бюджет перерасходовали — семафор становится красным. Так можно отследить состояние бюджета по всем текущим проектам в режиме онлайн.
Рассчитайте прибыльность проекта и сформируйте отчет
Отчет о прибыльности проекта можно сформировать в виде сводных таблиц Excel. В ProjectMate он формируется именно таким образом, чтобы с ним было удобно работать в дальнейшем. Все показатели несложно рассчитать и вручную, однако на это потребуется время административного сотрудника. Автоматизированный расчет прибыльности в программе позволяет уменьшить это время значительно, беря на себя сбор данных и расчеты по проекту.
Структура документа. Каждая строка в отчете — это отдельный проект. В первую очередь, для каждого из них нужно рассчитать выручку — это будет сумма актов по проекту. Далее выручку не- обходимо поэтапно «очистить». Для этого из нее сначала уберите возмещаемые и невозмещаемые денежные затраты. Это, например, командировки, оплата услуг третьих лиц, пошлины, налоги. Далее вычтите все расходы на персонал, которые рассчитали исходя из внутренних ставок членов проектной команды, и определите доход (прибыль). Финальный шаг — определите рентабельность проекта. Для этого прибыль разделите на выручку (см. «Пример отчета по прибыльности текущих проектов»). Так вы сможете проанализировать эффективность ваших проектов и принять решение относительно тех проектов/клиентов, где вы работаете себе в убыток.
Пример отчета по прибыльности текущих проектов
